【Market Trend】實施數據管理策略 提升業務競爭優勢

【Market Trend】實施數據管理策略 提升業務競爭優勢

作者:Veritas 香港及台灣區董事總經理郭顯達

IT 環境日趨複雜,機構 IT 主管的當務之急,是及早妥善管理不斷增長的數據儲存量,並從中發掘可觀的商業價值。Veritas 早前發表的《數據基因指數》(Data Genomics Index)指出,檔案級別的數據於過去七年間的年增長為 39%,隨之增加數據儲存及管理的壓力。目前許多本地機構只著眼於升級硬件,增加儲存容量作應對之策,卻甚少制定全面的策略,審視數據本身的商業價值。

近半儲存數據無人知曉
報告亦指出,有 41% 檔案屬於至少三年來無人知曉的陳舊數據(Stale Data),當中 12% 更於過去七年內未曾開啟。換言之,機構每 10PB 的數據中,有 95 億個檔案已閒置了超過三年,而且每年更需要動輒 2,050 萬美元去管理。

同時,值得大家注意的是,平均達 20% 的陳舊數據屬但內容豐富的檔案,例如簡報、文件、試算表和文字檔案等等,當中所佔整體的儲存容量比例較高,亦是機構值得關注的地方。另外,孤兒數據(Orphan Data)亦為機構帶來龐大儲存負擔。這類數據亦屬內容豐富的檔案類型,儘管只佔所有檔案數目的 1.6%,惟所佔的整體儲存空間卻達 5.1%,平均檔案大小亦較一般檔案所多出 222%。

報告又認為,對於這些內容豐富的檔案,如採用檔案系統進行歸檔,可望減省 50% 或以上的儲存成本,帶來可觀的業務機遇之餘,亦能提升逾 200 萬美元的成本效益。

Veritas

85% 的數據屬「暗數據」
Veritas 另一份 Global Databerg Survey 報告亦指出,僅 15% 的整體儲存數據具商業價值,其餘 85% 則被視為「冗餘、過時或瑣碎(ROT)」或「暗數據」(Dark Data)。機構若對這類數據置之不理,預計到 2020 年,所花的管理成本,將累計達至 3.3 兆美元。

機構的數據儲存量不斷增加的原因有三:

第一,IT 主管往往只從如何管理數據量方面著眼去制定 IT 策略,而非如何發掘箇中的商業價值;

其次,雲端應用及儲存方案以「免費」的儲存空間提供,廣受採用;

第三,僱員無視機構的數據政策,利用機構所提供的儲存空間作個人用途,儲存包括個人身份文件、圖片、法律文件、音樂、視頻及遊戲等的非結構化數據,最終令機構的儲存成本超出預算,並帶來業務風險。

物色數據管理人才 尤關重要
有見及此,機構必須及早制定全面而有效的數據管理及保護策略。很多香港的機構正積極尋找方法,有效管理及保護他們的數據。儘管香港面對各項經濟不明朗的因素,Gartner 預計香港機構今年在軟件上的支出將會增加 7.3%。另一方面,機構亦明白到數據管理和相關人才培訓的重要性,不少機構開始仿傚海外機構的管理模式,設立數據總監(Chief Data Officer,CDO)或數據科學家(Data scientist)等職位,專門負責管理、整合、分析及保護機構數據,推動業務發展。

以下三項建議,相信有助推動本港的機構進一步提升對數據的管理及控制,甚至用來優化業務並提升營運效率。

  1. 提高數據透明度 Gain Visibility

能夠從本身所儲存的數據中,識別出哪些屬於暗數據及其所帶來的潛在業務風險,並進一步發掘箇中價值。由於傳統 Office 格式數據的儲存比例較高,佔整體陳舊數據儲存量的 20%,機構可以先由此著手,並將之進行分類及歸檔。這方法可為機構每年節省大約 200 萬美元的儲存成本。另一方面,孤兒數據往往包括知識產權資料,信用卡資料,個人身份資料和客戶資料等敏感資訊,IT 主管亦應及早了解所蘊含的風險,並實施有效的數據管理。

  1. 定數據分類策略 Take Action

透過歸檔、分類和刪除「冗餘、棄置或瑣碎(ROT)」的數據後,機構便能作出更好的商業決策。縱使機構在推動數據分類政策的過程中,包括為用戶數據建立、實施和執行檔案分類,面對重重困難,他們仍須努力執行政策,以符合法規及減低管理風險。透過檔案分類,了解數據分類的基本特性,IT 主管能更容易找出重要資訊的所在位置。面對龐大的陳舊數據,以及多項管理數據的可行方案,機構必須因應各項業務的重要性,作出明智的數據管理決策。

  1. 制定數據管理及保護方案 Assume Control

鼓勵僱員遵守機構數據政策,同時亦應定期進行員工培訓,確保他們切實了解機構的數據政策。

透過一系列完善的資訊管理解決方案,機構便能夠在簡易,可擴展、具彈性及有遠見的數據保護策略下,拓展數碼化業務,提升業務競爭力。