Latticespace告別紙張表格

Latticespace告別紙張表格

大型企業早已將內部通訊數碼化,通過內聯網發放公司訊息。但中小企多年來仍然未變,申請假期、預約會議室等行政事務,一律沿用紙張文件。曾在多間本地公司當過企業傳訊的裴瑋,不忍企業仍以傳統方式作內部通訊,決定創立 Latticespace,建立專為企業而設的社交網站,以具成本效益的方案促進內部數碼通訊,讓行政工作告別紙張。

企業用的社交網絡,選擇多的是,不過未有針對中小企的產品。裴瑋稱,不少外國公司已利用內聯網作內部通訊,甚至使用企業社交網絡,發放公司通告及文件等;員工亦以電子方式提交內部文件,如申請假期、開銷、借用會議議、器材等。

惟裴瑋曾經工作過的幾間本地公司,仍沿用電郵發放公告,各項申請更要填寫表格,『入紙』處理,實在有欠效率。事實上,現在大部分人都習慣在網上填表,中小企不應還停留在紙張文件的時代。

另一創辦人兼技術總監常榮華認為,中小企無法投入電子辦公室的環境,成本是最重要的考慮。「安裝一套企業社交網絡,加上個人化介面,隨時用上十數萬美元,還有往後的管理開支。本地公司大多不會考慮,認為不值得投資。」

斐瑋(左)和常榮華因工作發現中小企內部通訊落後,開發 Latticespace 解決問題。

裴瑋(左)和常榮華因工作發現中小企內部通訊落後,開發 Latticespace 解決問題。

專為中小企設計
昂貴自然令企業卻步,如果收費是每用戶、每月訂閱費由 1 美元起,視乎用量而定,最多亦不超過 6 美元,則另作別論。結果該平台發展不足一年,已吸引 30 多間公司採用,成為約 15,000 名員工每日必用的商業工具。

除了作為傳統企業的內部通訊平台,數碼港更採用 Latticespace 建立虛擬社群,供培育的創業公司、投資者、顧問使用,直接報名所辦的創業活動、與投資者交流等,即使辦公室不在數碼港,創業公司之間仍有平台互相聯繫。長遠,更有發展成社區數碼平台的潛力。

用戶的支持,最直接反映了 Latticespace 的可取之處。設計此平台時,常榮華以企業共享資訊為目標。「跟工作環境融合,分享文件、日曆,將企業最新訊息即時發放,亦支援存放電子表格,員工可下載或直接填寫,毋須再用紙張文件。甚至加設投票和問卷調查,員工亦可上傳圖片和影片,將內部通訊從單向變成共享。」

此平台配合雲端設計,目的方便企業架設。若採用標準的設定,只要幾個點擊就可開始使用,也可因應公司架構開設不同部門的群組,或以項目分組,便能擁有各自的分享空間。

裴瑋補充,這平台的目標客戶是未用過內聯網的企業,用戶介面要簡單易用,員工毋須接受訓練,一看就懂得使用,不會對 IT 部門構成壓力,甚至可減輕行政工作。

Latticespace 定位為企業社交網絡,目的分享資訊。

Latticespace 定位為企業社交網絡,目的分享資訊。

與 Slack 整合 擴建功能
一個本地開發的企業社交平台,膽敢挑戰市場上甚具知名度的產品,在於後者有太多不完善之處。他們在開發 Latticespace 前,研究過如微軟 Yammer、IBM Connect 等產品,發現只提供標準的介面,未能貼近公司需要。但 Latticespace 能提供彈性的個人化介面,讓企業加設公司標
誌,還可按需要建立功能清單。

該平台又跟企業即時通訊程式 Slack 整合,每有更新就會在 Slack 內發出提示。企業員工亦可在該程式上直接建立 Latticespace 的內部社交平台。常榮華表示,雖然本地企業的訊息應用程式以 WhatsApp 為主,但在歐美市場,個人和商業的即時通訊早已分家。開放介面,讓第三方接入擴充功能的 Slack,是較流行的一個。

他們正在研究進一步整合 Slack,提供自動對答功能,例如員工可在該程式上以對話方式預訂會議室、查問可取年假數量等。常榮華稱,自動對答功能開始流行,連 Facebook Messenger 也開放給商戶作客戶服務平台。在企業內應用這技術,將可省減不少工作。以年假為例,正是人力資源部最常接獲的查詢,若能自動化,大大減少工作量。

港台兩地潛力高
除了加入新功能,他們亦有開拓海外市場的大計。今月初加入台灣 AppWorks 的培育計畫,透過人際網絡發展當地的中小企市場。斐瑋表示:「台灣情況跟香港相近,不少傳統行業未有內聯網,隨著愈來愈多年輕人的加入人力市場,企業對內部社交網絡的需求漸增,應是理想的發展
機會。」