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    別以為 Home Office 可以 Hea !! 視像會議也有「禮儀」

    kaWing
    從事科技教育報導逾十年,見證香港電子學習及STEM的興起和轉變。

    好多人以為 Home Office ,可以瞓耐一些,要開會只要坐到電腦面前便可。小朋友用 Zoom 上視像課程,可以當玩的心態。其實,開視像會議也有一套「禮儀」要遵守,輕則減少尷尬情況,嚴重影響外國與會者觀感,失去生意就大件事。
    基本上,雖然不是真正的面對面開會,但舉行視像會議,當成是正式會議來看待,絕對沒有損失。以下是幾個經常在 Home Office 出現的「失禮」情況。

    開會的衣著

    開會的衣著
    有人認為在家中工作,可以輕鬆一些,好多時都是家居服上場,男士一件汗衣,女士一身鬆身卡通睡衣,就算自己不尷尬,其他開 Cam 的與會者見到都會不好意思。

    關掉攝影機

    關掉攝影機
    可能有人會認為,關掉攝影機,不就解決了上面所述的尷尬位?是的,不過關掉自己的攝影機,其實等同你不尊重會議的進行,事關其他人會看不到你是否在參與會議,也沒有看到你的 Body Language ,不知你的反應,令會議難以投入。特別是有外國人參與的視像會議,因為要表示大家對等,所以更加要打開攝影機,否則引來不滿就慘了。還是換件上班恤衫開會吧!

    別用手機隨身開會

    別用手機隨身開會
    如果講方便,使用手機或平板電腦進行視像會議,比用電腦當然更方便,特別是可以在家中行來行去,飲杯茶都可以,不過這樣有可能將家中其他環境也攝入鏡。曾經有人試過用手機開會,不經意地拿著手機去廁所,情況難以讓人接受。

    家人亂入鏡

    家人亂入鏡
    本文前段也提到,在家中進行視像會議,其中一個尷尬位是家人亂入鏡。有時候在家工作時,孩子和寵物亂入鏡,又或者叫聲都會打亂會議進行。因此,如果要進行視像會議,最好當然是有房間可以使用,但也最好跟家人說一聲,稍後有會議要開,請家人不要喧鬧。如果孩子太細難以控制,或者可考慮到屋企附近的咖啡店或公園進行。

    不要疊聲

    不要疊聲
    當面開會,好多時都會你一言、我一語。大家交換意見,好不熱鬧。不過視像會議不同,疊聲說話有機會增加網絡負荷,同時也會令其他與會者難以聽清楚內容。一些視像會議軟件會隨發言者轉移畫面,疊聲會令畫面不斷跳躍。因此必須要一改平時開會搶話說的習慣。

    使用耳機咪高峰

    使用耳機咪高峰
    你有試過在公共交通上遇上有人不戴耳機用手機喇叭睇戲聽歌嗎?是否覺得好滋擾?進行視像會議也是一樣,用電腦或手機喇叭進行,不單會滋擾家人,一些比較私隱的內容,也會讓家人聽到。另外,使用電腦或手機咪高峰收音,與會者聽起來也會比較空洞,雜聲也較多。因此建議使用外接耳機咪高峰,電競耳機就是開會的好幫手。

    小心分享畫面

    小心分享畫面
    用電腦或手機開會,好多人都會在開會過程中打開不相關的內容,例如開會時看 facebook 、進行網購等,更甚者還有看成人網站。不過在視像會議時,不時都會用分享畫面功能,例如作簡報或同步討論。視像會議軟件好多時都會將整個畫面分享,而非只分享作用中的視窗。如一不留神,你的桌面上的其他畫面,都會在大家面前被人一覽無遺。因此,想分享畫面前,停一例,想一想,關掉沒關係的視窗吧。

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