隨著數碼轉型浪潮席捲全球，企業在日常營運中面對龐大的文件與數據處理的挑戰，同時受制於成本壓力及人手不足的困境。為回應市場需求，Toshiba TEC、其士科技工程與 ETag Solution 聯手推出「AI 辦公室助手（AI Agent）」及智能文件管理方案，並在早前於香港尖沙咀凱悅酒店舉辦「AI 轉型交流日」向企業展示如何利用 AI 提升辦公效率，降低營運成本。
AI 辦公室助手擁有強大功能，從文件掃描、分類、搜尋到語言轉換，AI 不僅能「認字」，更能「理解」文件內容，自動生成結構化數據，支援接入每一個系統及數據分析，為企業提供真正可落地的智慧解決方案。系統甚至能自動識別手寫表格、圖像（Logo）與圖片內容，並依據自訂邏輯進行分類和分配工作，實現全方位的自動化管理。
從小規模開始，逐步體驗 AI 效益
其士科技工程及其士（網絡科技）總經理李煥明博士（Dr Wendy Lee）表示，不少企業仍在猶豫是否引入 AI，主要考慮到投資成本、系統整合難度以及員工接受程度等。她建議企業可循序漸進地部署 AI，先從最影響效率的流程著手，例如利用 AI 辦公室智能助手處理文件分類、搜尋或翻譯，讓團隊及早感受到效率提升與錯誤率降低的好處，並逐步累積經驗和信心，再擴展至更多應用場景。
Wendy 表示，逐步引入的策略既能讓企業真切體驗到 AI 帶來的效益，也能提升管理層和員工的信心，為日後更廣泛的應用奠定基礎。她舉例指出，對於日常需要大量人工整理的財務收據或招標文件，透過 AI 協助能大幅減輕處理時間，並有效降低出錯率，讓員工能將更多精力投放於策略規劃和創新項目。
她補充：「AI 不僅能協助減輕日常工作的負擔，更能讓員工在創新與決策上發揮真正價值。例如，以往需要數天處理和分析的招標文件或財務報表，現在透過 AI 可以在較短時間內完成初步分析，並生成可操作的洞察報告，讓員工能更專注於高增值的工作。」
AI 功能不斷延伸，協助企業靈活應對挑戰
在文件處理之外， Wendy 表示，AI 辦公室助手的應用潛力仍然十分廣闊。她補充：「AI 最初主要針對文件處理而設計，但隨著企業需求的發展，其應用範疇正逐步延伸至更多日常工作流程。例如自動化處理批核、任務分派、文件歸檔等，節省員工時間；在數據分析層面，AI 可以整合資訊，提供管理層決策參考；在知識管理、查詢或跨國語言協作方面，AI 也能發揮協助作用。AI 的真正價值在於協助企業建立可持續的自動化運營模式，並能靈活應對日益複雜的業務需求。」
調整員工心態，讓 AI 成為可靠的「數碼同事」
不少員工對 AI 的應用仍存有疑慮，擔心未來工作可能受影響。Wendy 表示，AI 的定位並非取代人力，而是協助處理大量重複性、低附加值的任務，從而釋放人手去專注於客戶體驗、業務創新及策略規劃。她補充，只要以開放心態嘗試將部分重複工作交給 AI，員工就能親身體驗效率提升帶來的好處，自然會將 AI 視為可靠的工作夥伴，而非競爭對手。
E Tag Solution 業務經理 Mr. David Fung 亦強調：「 AI 不再是工具，而是數碼團隊成員！」 他指出，AI Agents Workflow 不只是單純替代人類工作崗位，而是能與人員協同合作，將企業日常重複的運作自動化，並提高員工效率。以是次與其士科技工程及 Toshiba TEC 的合作為例，E Tag Solution 將 AI 擴展至更多工作場景，包括自動分派任務、分析數據生成報告，甚至進行跨部門協作，幫助企業全面提升營運效率。
毋須人手分類，實現一鍵數碼化
David 指出，AI 系統可以識別影像中的標題、圖像（Logo）以及表格內容，實現智能文件分類與分析。對於手寫文件，AI 的辨識準確率接近 100%，大幅縮短處理時間，減少人為錯誤，從以往需數月完成的任務縮短到幾小時即可完成。企業能夠即時掌握關鍵資訊，例如可以運用 AI Agent 偵查異常數據，並自動提醒負責人，從而提升工作效率和營運安全性。
David 還提到，E Tag Solution AI 系統亦支援自訂邏輯，例如: 能夠識別超過特定金額的項目，並自動發送即時訊息至管理層手機或E-mail，有效提升决策質量和效率，避免延誤決策。同時，系統可生成 Mind Map 視覺化關聯，幫助使用者快速理解複雜文件內容，提升訊息檢索效率。
此外，E Tag Solution AI 系統與 Toshiba TEC 的掃描設備深度整合，掃描後的文件可自動上傳至 AI 系統，毋須人手分類，真正實現「一鍵數碼化」。這套方案大幅提升企業在文件管理、知識整合、數據分析及跨部門協作的效率。
整合技術，MCP 實現真正自動化
針對企業關心的整合問題，David 指出，AI Agent 採用 MCP（Model-Context Protocol），可與周邊系統進行雙向數據通訊，確保 AI 獲取最新實時訊息，同時支援複雜工作流程的自動化。「我們提供 MCP Server 開發服務，幫助企業開通大數據分析功能，靈活整合現有系統。」
另一方面，在部署 AI 的過程中，David 稱除了技術層面，更重要的是以客為本，必須深入了解客戶業務模式，微調 AI Workflow，使 AI 解決方案能與企業原有的工作流程保持一致，盡量減少對日常運作的影響。「我們會仔細觀察每個企業的運作特點，確保 AI 系統順暢運行，而不會破壞既有的工作流程，讓自動化真正成為助力而非干擾。」
總的來說，「 AI 辦公室助手不僅是工具，更是企業數碼團隊的一部分」。企業若能好好建立新的運作團隊，AI 辦公室助手不單能協助企業解決業務挑戰，更可成為企業的競爭優勢，帶來實際效益。
