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    HP Workpath 應用程式平台 輕鬆實現遙距文件管理

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    過去幾個月,企業的工作模式受到疫情影響而大為改變,不論是在辦公室或在家工作,員工需要有更高的流動性及彈性,企業因而逐步將應用程式搬到雲端,以便員工更容易存取公司資料,支持日常營運。由於應用在雲端,安全性就成為另一重點,有見及此 HP 推出 Workpath 應用程式平台,集合 app 平台具彈性的特色,用家可因應需要而安裝不同應用程式,讓多功能打印機的功能有更大發揮,同時也有高度安全保護,讓企業鬆簡化工作流程及實現遙距文件管理。

    早前 HP 主辦《中小企逆市變陣,申請 D-Biz 計劃攻略》免費網上研討會,闡述了 Workpath 平台能為企業帶來甚麼好處。該公司香港商業打印方案市場發展經理馮偉剛指出,雖然企業數碼化已講了十多年,但所指的只是將紙本文件變成數碼檔案,在分享及共用文件上仍受到不少限制。來到今天,焦點應是如何運用數碼化技術改變工作模式,幫助營運及減省成本等。

    即使現在說數碼轉型,惟企業在日常工作上無可避免仍會有紙本文件,例如醫療機構、律師行、教育機構、會議、銀行,以至各公司內部的人力資源部,或多或少都要處理紙本文件。要將紙本文件掃描再上傳至公司系統,傳統做法的步驟繁多,亦有機會出現人為錯誤。因此 HP 利用 Workpath 平台,藉更佳的使用體驗簡化文件處理所需的步驟,讓企業真正享受數碼化的方便。

    HP Workpath 平台提供有如智能電話應用程式般的使用體驗,讓用戶按下程式,幾個簡單步驟就完成所需的工作流程。

    簡化文件處理步驟

    馮偉剛強調,Workpath 平台為開發人員提供打印機生態系統,編寫應用程式開創新商機,而企業藉更佳的體驗方便地處理文件。事實上,Workpath 平台提供有如在 HP 打印機前使用智能電話程式一樣的體驗,透過 HP 認證的應用程式( App )結合業務流程,便能輕鬆地將掃描、上傳文件、打印等多個流程整合成簡單步驟,快速完成任務,減省時間和成本。

    他透露,現時已有 300 多個合作夥伴在 Workpath 平台上開發程式,提供約 70 個應用程式供企業使用,當中包括支援主流的雲端儲存程式 Google Drive 、 OneDrive 及 Box 等等,亦有專為醫療保健、教育和政府而設的應用,如 SAP 的單據申領管理平台 Concur,只要經 HP 的打印機掃描收據便可直接向財務部門提交報告,又如財務軟件 Sage Intacct 可將文本發票掃描並附加在採購訂單上直接提交,更可利用微軟 SharePoint 分享大容量的檔案,還有專為醫療機構開發的 ICON DICOM 應用程式,讓醫療客戶群可以安全地從 HP MFP 透過 DICOM PROTOCOL 搜尋及存取(支援打印及掃描)病人及其檢查報告,令日常工作更方便快捷。

    馮偉剛特別提到,在打印機上安裝的所有應用程式都經過 HP 檢驗安全漏洞,加上 HP 對硬件安全的重視,配合人工智能技術偵測可疑事故,能保障企業的資訊安全。

    將財務軟件 Sage Intacct 與 HP 的打印機及 Workpath 整合,可將文本發票掃描並附加在採購訂單上直接提交。

    HP for SharePoint Online 直觀操作

    HP 合作夥伴 Eastech Systems 就透過 Workpath 平台將微軟 SharePoint 與 HP 打印機整合,提供更便利且安全的文件分享方法。該公司代表 Gary Wong 表示,大多數企業使用 FTP 及電郵分享文件,前者有安全考慮,後者就有容量限制,都不是最佳選擇。反之利用 SharePoint Online 不但解決安全隱憂及容量限制等問題,更可簡化分享流程、快速搜尋文件、管理文件的讀取權限、文件版本控制等,加強團隊的協作。

    他特別提到利用 HP for SharePoint Online 帶來的好處更多,在 Workpath 下的使用介面經過改良,直觀操作又簡單,文件可不經電腦處理直接在打印機前掃描後儲存、同一時間經電郵發出,甚至收到的文件亦可從打印機直接打印等等。

    Eastech 更針對政府推出的遙距營商計劃( D-Biz ),將 HP 彩色鐳射多功能打印機 E87660z 與 Workpath 平台及微軟 SharePoint 整合,為中小企提供符合申請「遙距文件管理、雲端儲存及遠端存取服務」項目的方案,實現文件管理數碼化。

    Eastech 將 HP 彩色鐳射多功能打印機 E87660z 與 Workpath 平台及微軟 SharePoint 整合,為中小企提供符合申請 D-Biz 計劃中「遙距文件管理、雲端儲存及遠端存取服務」項目的方案,實現文件管理數碼化。

    與 NAS 整合儲存大量文檔

    HP 的鐳射打印機結合 Workpath 平台可提供不同方式的「遙距文件管理、雲端儲存及遠端存取服務」,HP 另一合作夥伴 Systematrix Technology Services 就整合至新一代網絡儲存系統( NAS ),同樣有助改善傳統文件分享的漏弊。

    該公司代表 Louis Leung 表示,NAS 比 FTP 安全,亦比傳統的檔案分享系統簡單得多,支援以瀏覽器、手機等安全地存取、搜尋重要文件、相片及影音檔案,讓員工可在任何地、任何地點獲得公司資料。若將 NAS 與 HP 打印機整合,更即能輕鬆地建立檔案儲存的捷徑,一按掃描即儲存。此外,HP 打印機原有的 OCR 功能可幫助標籤文件,以便日後搜尋之用。此方案亦能申請 D-Biz 計劃中的「遙距文件管理、雲端儲存及遠端存取服務」項目。

    Systematrix Technology Services 提供 NAS 與 HP 打印機整合方案,能輕鬆地建立檔案儲存的捷徑,一按掃描即儲存。

    D-Biz 加碼至 15 億元

    提及 D-Biz 計劃,創新科技署有見申請反應熱烈,在 6 月底時宣布在原有的 5 億撥款中加碼 10 億元,合共 15 億元讓更多中小企獲得資助,以支援企業在疫情期間繼續營運和提供服務。就有關申請,《PCM》歸納了多個重點,中小企申請有關資助時不妨多留意。

    • 第一. 盡快申請:雖然計劃截止申請日期在 10 月 31 日,若局方已表明會因應資源及申請宗申數隨時提早截龍。
    • 第二. 審批時間比預期長:因為申請太多,10 個工作天特快審批在局方增加人手處理下未可兌現。
    • 第三. 全數資助:局方已多次重申,坊間誤解其全數資助。全數是指已獲批的金錢可獲全數資助,而非慣常的按比例的資助方式,亦非申請幾多就能獲幾多。
    • 第四. 全數申請 30 萬元:這沒有特定的說法,但按已批的項目來看,審批委員會都偏向審慎,不會因為加碼而手鬆。
    • 第五. 留意評審準則:準則離不開項目要與申請者的業務有關、項目預算及推行細節是否合理、服務供應商有否不良記錄,以及其技術能加和經驗都成考慮之例。
    • 第六. 尋找可信的服務供應商:供應商會是評審準則的一大關鍵,建議選用參考名單內的服務供應商,因已符合資格,有助加快審批結果。
    • 第七. 發放資助比例:獲批後首筆資助發放三成,項目要在一個月內完成,再提交證明文件經核實才發放餘下七成,一般要等一至兩個月,留意手上現金流。
    • 第八. 最後緊記遞交一張表格:如申請兩個或三個項目,也只可遞交一張表格。

    有關 D-Biz 計劃詳情,請瀏覽秘書處 HKPC 網站。
    有關 HP Workpath 或 HP 打印機的查詢,請 Whatsapp 或致電 HP A3 專線 5119-3117。

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